Comment manager une équipe quand on est à distance ?

Le travail à distance se généralise de plus en plus, mais trouver une place dans certaines entreprises reste encore difficile et aussi un frein à la collaboration avec des freelances. En effet, de nombreux chefs d’entreprise estiment qu’une telle coopération n’est pas possible. Cependant, avec une bonne organisation et coordination, il est tout à fait possible de manager une équipe à distance. Cela peut même être très efficace pour développer votre entreprise… tant que vous suivez ces 7 règles d’or.

1/ Comment manager une équipe à distance ? Les réunions courtes pour monter en efficacité

Le cadre à poser est le suivant : exprimez le temps que va durer la réunion. Ne faites pas trop long afin que les informations soient facilement assimilées lors des meetings sans pour autant balayer les sujets. S’il le faut, prévoyez des interruptions de 10 minutes si la réunion dépasse 45 minutes. Tout simplement car l’attention n’est pas la même pour tout le monde.

Tenez également compte des contraintes de chacun dues aux conditions de travail à domicile : les conditions d’hébergement, la qualité de la connexion internet et du matériel informatique à disposition pour chacun des participants.

Enfin, pour manager une équipe à distance, définissez précisément l’ordre du jour, installez un climat de bienveillance en laissant la possibilité aux participants de s’exprimer librement. Il est très important d’installer un climat favorable à des échanges sur un ton calme. A la fin de la réunion, vous pouvez faire un feed-back en pour retenir les points importants et les actions à mener pour la prochaine visioconférence !

2/ Faire une inclusion, ou comment bien commencer une visioconférence

Pour installer un climat propice à l’échange d’idée et la remontée d’information, il est primordial de mettre votre équipe dans une ambiance propice à la prise de parole sans jugement et empathique. Le meilleur moyen de démarrer une réunion dans ce climat est de demander à chaque membre de votre équipe de dire un petit mot pour exprimer son état d’esprit du moment.

3/ Pour manager une équipe à distance avec efficacité : évitez les documents trop lourds ou trop longs

L’être humain capte les informations de moins en moins bien au fil du temps : Notre capacité de concentration avoisinerait les 90 minutes. Au-delà, le cerveau se fatigue et se disperse. Sur cette période de 90 minutes, notre attention est optimale jusqu’à 25 minutes d’une même activité. Puis, elle diminue peu à peu, la lassitude commençant à se faire sentir au bout de 75 minutes. Pour faciliter la digestion des informations pendant la réunion, des présentations moins complexes peuvent améliorer la fluidité de l’information dans une réunion en ligne.

4/ Comment manager une équipe à distance ? Tenez compte du timing !

Les réunions constructives doivent être réalisées en début de matinée ou en fin de journée, mais JAMAIS en fin de mâtinée ou en début d’après-midi. Pourquoi ? Car notre cerveau ne peut procéder aux tâches rationnelles qu’en début de mâtinée et en fin de journée : c’est ce que l’on appelle le cycle circadien. Toutes réunions de brainstorming créatives doivent par contre être effectuées entre 14 et 16h, au moment où nos « barrières du mental » sont en mode pause. C’est à dire que notre degré d’imagination est au plus haut.

5/ Conseillez à votre équipe de bien petit déjeuner

Le stress et le self control sont directement liés au taux de sucre dans le sang. C’est la raison pour laquelle il faut faire attention à son alimentation et d’apporter les bons macronutriments dans votre corps afin de pouvoir assumer une journée de travail bien remplie. D’autant plus que les activités sur l’ordinateur ont tendance à davantage fatiguer le cerveau. Alors essayez de sensibiliser votre équipe sur les bienfaits d’un bon dosage de glucides dans le sang.

6/ Éviter le « top-down », ou comment manager une équipe à distance avec efficacité

Prenez la posture du manager qui pose les questions (même s’il connait les réponses) pour créer un climat de bottom-up. C’est à dire que l’information doit circulez de vos équipes vers vous et votre direction. Jamais que l’inverse ! L’efficacité d’une équipe se mesure par la capacité du manager à aller chercher et capter les informations. Cela lui permet de comprendre ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas dans les processus opérationnels. Ne l’oubliez pas : ce sont les collaborateurs qui apprennent au manager !

7/ Pour manager une équipe, posez toujours des questions ouvertes

C’est très important de poser des questions qui appellent à des réponses ouvertes.

L’art de poser des questions demande certaines compétences. Le fait de poser des questions ouvertes est un moyen efficace d’aborder les autres dans le cadre de discussions. Produire une réponse plus ou moins longue, dont les termes ne sont pas établis par avance, permet la collecte de données complémentaires que vous n’aurez pas envisagées. Ainsi, vous avez tout le recul nécessaire à disposition pour analyser les situations et soutenir votre équipe. Pour ce faire, retenez la règle des « K » : Qu‘est-ce que ? Pourquoi ? Que faudrait-il ? Comment ? Ces questions mettront en lumière des informations cruciales pour le développement de votre équipe !